‘การสื่อสารที่ดี จะช่วยให้การทำสิ่งต่างๆเป็นไปอย่างราบรื่นและบางทีก็ช่วยประหยัดเงินและเวลาได้อย่างมหาศาล’

ในการทำธุรกิจจำเป็นที่จะต้องมีการสื่อสารกับกลุ่มคนหลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นกับลูกน้อง ลูกค้า หรือ Supplier ทั้งๆที่การสื่อสารเป็นเรื่องที่สำคัญมากๆ แต่หลายๆคนก็ยังมองข้ามความสำคัญในการสื่อสาร

การสื่อสารที่ดี จะช่วยให้การทำสิ่งต่างๆ เป็นไปอย่างราบรื่น และบางทีก็ช่วยประหยัดเงินและเวลาได้อย่างมหาศาล การสื่อสารที่ดีไม่จำเป็นต้องทำอะไรให้ยุ่งยากซับซ้อน ไม่ต้อง มีคำพูดสวยหรู หรือต้องใช้วาทศิลป์อะไรมาก เพียงรู้เคล็ดลับไม่กี่อย่างก็ช่วยให้การสื่อสารเป็นเรื่องที่ง่ายและมีประสิทธิภาพ ในบทความนี้จะขอเสนอเทคนิคการสื่อสารนี้ โดยนำเนื้อหาบางส่วนมาจากหนังสือ “คนเก่งเขาก็ทำงานให้ง่ายแบบนี้แหละ” ของ “ปาร์คโชยอน” มาแบ่งปันกัน

1. พูดให้ชัดไปเลยว่าต้องการให้ทำอะไร
บางทีเราก็คิดว่าเราก็คิดว่าพูดชัดแล้วนะ แต่เพราะคำๆ เดียวกัน คนแต่ละคนย่อมตีความแตกต่างกันออกไป เช่น เราสั่งลูกน้องขอสรุปย่อรายงานผลประกอบการประจำไตรมาส แต่ไม่ได้บอกว่าต้องการย่อขนาดไหน ลูกน้องก็จดยอดขายและกำไรใส่ Post-it มา ทั้งๆที่เราต้องการข้อมูลที่มากกว่านั้น ก็ต้องเสียเวลามาบอกและอธิบายลูกน้องอีก

ทางที่ดีควรจะพูดให้เคลียร์ไปเลย เพื่อไม่ให้เข้าใจคลาดเคลื่อน เวลาสั่งงาน ให้สั่งงานให้ชัดเจนที่สุด บางทีการใช้เวลาอธิบายเพิ่มแค่ 5 นาที แต่ช่วยประหยัดเวลาของทั้งสองฝ่ายได้เป็นวันๆ เลย

2. อย่าอายที่จะถาม ถ้าไม่เข้าใจ
การสื่อสารคือการปรับเข้าหาการตีความของอีกฝ่าย ต้องตรวจ Check ความเข้าใจให้ตรงกัน เครื่องมือที่ง่ายที่สุด แต่คนไม่กล้าใช้มากที่สุดเพื่อลดความเข้าใจผิด คือ การถาม นั่นเอง ใช้การถามเพื่อปรับความเข้าใจ ลองถามอีกฝ่ายว่าฟังแล้วเข้าใจจริงไหม ถ้าไม่เข้าใจ อยากให้อธิบายตรงไหนเพิ่มเติม กลับกัน ถ้าอีกฝ่ายอธิบายแล้วไม่รู้เรื่องตรงไหน ก็อย่าแสร้งทำเป็นฟังรู้เรื่อง กล้าที่จะถามออกไป

3. ลดความคลุมเครือในการสื่อสาร
หลายครั้งที่คำถามของอีกฝ่ายดูคลุมเครือ พอเราไม่รู้คำตอบเป๊ะๆ ก็เลยพยายามพูดอ้อมค้อมแล้วเลือกคำตอบที่ดูเหมือนจะใช่ แต่มันไม่ใช่สำหรับอีกฝ่าย เมื่อเป็นแบบนั้น คนถามก็ต้องเสียเวลาถามอีกหลายรอบ ถ้าไม่รู้ก็ควรตอบไปเลยว่าไม่รู้ แล้วสอบถาม ข้อมูลเพิ่มเติม

นอกจากนี้เราสามารถลดความคลุมเคลือในการสื่อสารด้วยการใช้ตัวเลขเพื่อทดแทนคำที่ดูเหมือนเป็นนามธรรม และดูคลุมเคลือ เช่น ‘มากๆ’ ‘ใกล้จะ’ ‘มากพอสมควร’ ‘อย่างร้ายแรง’ เป็นต้น ซึ่งคำพวกนี้ไม่ได้ให้ข้อมูลอะไรเพิ่มเติมเลย และยิ่งทำให้อีกฝ่ายเข้าใจผิด ให้ใช้ตัวเลขบอกปริมาณไปเลยแทนการใช้คำพวกนี้

4. พูดประเด็นหลักก่อนเป็นอย่างแรก
เวลาของแต่ละคนเป็นสิ่งที่มีค่า การมัวแต่ปูเรื่อง เกริ่นนำยืดยาวจนไม่ได้เข้าประเด็นหลักจะเสียเวลาทั้งสองฝ่าย และไม่รู้เป้าหมายในการสื่อสารที่แท้จริงคืออะไร ใจความสำคัญคืออะไร ดังนั้นในการสื่อสารที่ง่ายๆ คือ ให้เริ่มที่การสื่อสารข้อสรุปหรือเป้าหมายที่อยากให้อีกฝ่ายทำก่อน จะช่วยให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยใช้เวลาที่น้อยลง

การทำงานกับการสื่อสารเป็นสิ่งที่อยู่คู่กันเสมอ เพราะการทำงานสมัยนี้ไม่สามารถทำได้สำเร็จด้วยตัวคนเดียวอีกต่อไป การสื่อสารที่ดีจะเป็นประโยชน์กับทั้งสองฝ่าย ไม่เสียเวลาและเสียความสัมพันธ์ ชีวิตคุณจะราบรื่นขึ้นมากเมื่อคุณสื่อสารได้มีประสิทธิภาพครับ 

ขอบคุณข้อมูลดีๆจาก : https://web.facebook.com/photo/?fbid=937888111032677&set=a.852409056247250