ประชุมบ่อยเกินไปไม่ช่วยให้งานดีขึ้น แต่กลับเป็นสาเหตุลดทอน ‘productivity’ คนทำงานด้วย

วัฏจักรการทำงานของชาวออฟฟิศแทบทุกคน คงไม่ต่างไปจากนี้ พอเคลียร์งานที่คั่งค้างเสร็จ ก็ต้องทำงานชิ้นใหม่ตามหน้าที่และความรับผิดชอบหลัก สลับกับการเข้าประชุมตามที่นัดหมาย วนลูปแบบนี้ไปเรื่อยๆถึงแม้ว่าสิ่งเหล่านี้ จะเป็นลักษณะการทำงานตามปกติ หรือเป็นสิ่งที่ทำกันจนเคยชิน แต่มันก็ยังแฝงไปด้วยปัญหาบางอย่างอยู่ดีหลายคนคงเคยประสบกับปัญหา การประชุมขัดขวางการทำงานตามหน้าที่และความรับผิดชอบหลักบางทีทำงานใกล้จะเสร็จแล้ว แต่กลับโดนเรียกประชุมด่วน ทำให้ต้องหยุดทำงานตรงหน้าเพื่อรีบเข้าประชุม หรือต้องเข้าประชุมทั้งๆที่ไม่ได้มีเรื่องอะไรเกี่ยวกับตัวเองโดยตรงจนกลายเป็นการเสียเวลาสำหรับการทำงานไปโดยใช่เหตุและในมุมของหัวหน้าเอง ก็ประสบปัญหาเกี่ยวกับการประชุมไม่แพ้กัน ยิ่งตำแหน่งสูง ก็ยิ่งมีความรับผิดชอบมากขึ้น เพราะหัวหน้าต้องคอยประสานงานกับฝ่ายต่างๆ รวมถึงดูแลการทำงานภายในทีมของตัวเองด้วย เท่ากับว่าหัวหน้า คือคนที่ต้องเข้าประชุมทั้งกับในทีมของตัวเองและฝ่ายอื่นๆ อยู่บ่อยๆ จนบางทีใน 1 วัน ต้องเข้าประชุมไม่ต่ำกว่า 5 ครั้ง ซึ่งกินเวลาการทำงานในแต่ละวันมากกว่า 50 เปอร์เซ็นต์ เลยด้วยซ้ำ การที่เวลาประชุมกินเวลาการทำงานมากขนาดนี้ ย่อมส่งผลให้การโฟกัสงานในหน้าที่หลักของตัวเอง อย่างการควบคุมการทำงานภายในทีม หรือให้คำปรึกษาแก่คนในทีมพลอยแย่ไปด้วย และอาจจะทำให้การทำงานภายในทีมเกิดปัญหาในที่สุด ซึ่งปัญหานี้ จะถูกเรียกว่า ‘Meeting Fatigue’ หรือความเหนื่อยล้าจากการประชุม ทำให้ประสิทธิภาพในการโฟกัสงานหลักน้อยลง ถึงแม้จะรู้อยู่เต็มอกว่า การประชุมที่มากเกินไป ไม่ได้ส่งผลดีกับใครเลย มิหนำซ้ำ ยังทำให้คนทำงานถอดใจในการทำงานได้ง่ายกว่าเดิมอีก แต่ก็ไม่อาจปฏิเสธได้ว่า การประชุมยังคงเป็นวิธีการสื่อสารเกี่ยวกับการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด ดังนั้น มันจะวิธีใดบ้าง ที่ช่วยให้เราสามารถสร้างสมดุล หรือหาจุดกึ่งกลางระหว่างการทำงานหลักและการประชุมได้? วันนี้ เราจึงรวบรวมวิธีการรับมือกับ Meeting Fatigue จากคำแนะนำของ ‘สตีเฟน โรเจลเบิร์ก’ (Steven Rogelberg) อาจารย์ประจำมหาวิทยาลัยนอร์ทแคโรไลนา (University 0f North Carolina) และผู้เชี่ยวชาญด้านการพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานที่ตีพิมพ์งานวิจัยมาแล้วกว่า 150 ฉบับ มาฝากกันทั้งหมด 5 ข้อ
1. ประเมินความสำคัญในการประชุมแต่ละครั้ง วิธีนี้มีความสำคัญเป็นอย่างมากเพราะเป็นขั้นตอนแรกที่จะนำไปสู่ความแน่นของตารางการประชุม หรือจำนวนการประชุมในแต่ละวันของตัวเอง หากหัวหน้ามองว่า ทุกอย่างเป็นสิ่งสำคัญต้องคุยกับทีมบ่อยๆ จนทำให้มีการประชุมมากเกินไป ส่งผลให้เกิดความล้า จนโฟกัสงานหลักได้ไม่ดี
ดังนั้น หัวหน้าต้องรู้จักประเมินความสำคัญของแต่ละประเด็นให้เป็น เรื่องไหนที่สามารถคุยผ่านข้อความได้ หรือเรื่องไหนต้องคุยผ่านการประชุมเท่านั้น การที่หัวหน้าสามารถประเมินความสำคัญได้ จะทำให้ตารางการประชุมไม่แน่นจนเกินไป และยังเป็นการให้พื้นที่การทำงานที่เหมาะสมกับลูกทีมด้วย
2. กำหนดเวลาการประชุมให้ชัดเจนเวลาที่ใช้ในการประชุม เป็นสิ่งที่สำคัญรองลงมาจากการประเมินความสำคัญเลยก็ว่าได้ เพราะมีคำกล่าวสุดคลาสสิกที่ยังสามารถใช้ได้กับทุกสถานการณ์ในปัจจุบันอย่าง “เวลาเป็นสิ่งที่มีค่าดั่งทอง” ซึ่งแต่ละคนใช้เวลาในการทำงานแต่ละขั้นตอนไม่เท่ากัน รวมถึงมีวิธีการจัดสรรเวลาที่แตกต่างกันด้วย
ดังนั้น การกำหนดเวลาการประชุมอย่างชัดเจน จะช่วยให้ทั้งหัวหน้าและลูกทีมสามารถจัดสรรเวลาในการทำงานหลักได้ดีขึ้น นอกจากที่การกำหนดเวลาจะสำคัญมากๆ แล้ว การรักษาเวลาก็เป็นสิ่งที่สำคัญเช่นกัน หากการประชุมลากยาวออกไป ทุกคนก็จะเกิดความเหนื่อยล้า ส่งผลเชิงลบกับการทำงานในส่วนอื่นอีก
3. แบ่งหน้าที่ในการประชุมให้ชัดเจน วิธีนี้คือการจำลองว่า การประชุมเป็นเหมือนเกมประเภทหนึ่งที่มีเป้าหมายในการพิชิตภารกิจอะไรบางอย่าง และการแบ่งหน้าที่ในการประชุมอย่างชัดเจน คือการแจกเควสต์เล็กๆให้ลูกทีมได้ช่วยกันทำเพื่อพิชิตภารกิจให้สำเร็จ ซึ่งภารกิจที่ว่า ก็คือเป้าหมายหรือสิ่งที่ต้องได้จากการประชุมในครั้งนี้
ตัวอย่างการแบ่งหน้าที่ในการประชุม เช่น สัปดาห์แรก หัวหน้าอาจจะให้ A เป็นคนบันทึกการประชุม B เป็นคนจัดเตรียมสิ่งอำนวยความสะดวก และ C เป็นคนจับเวลาในการประชุม พอเข้าสัปดาห์ที่สองก็เวียนหน้าที่กันใหม่ ซึ่งการทำเช่นนี้ จะช่วยให้ทุกคนรู้สึกมีส่วนร่วม และโฟกัสกับการประชุมมากขึ้น รวมถึงหัวหน้าเองก็ไม่ต้องเหนื่อยที่จะต้องมาอธิบายเนื้อหาซ้ำเป็นรอบที่สองด้วย
4. สำรวจปัจจัยที่รบกวนเวลาประชุม คำว่าปัจจัยรบกวนในที่นี้ หมายถึงปัจจัยเชิงกายภาพที่สามารถทำให้เกิดความน่ารำคาญในการประชุมได้ หากเป็นการประชุมที่ออฟฟิศ ก็จะมีปัญหาเรื่องความไม่พร้อมของอุปกรณ์ที่ต้องใช้ อย่างการหาสายต่อโปรเจกเตอร์ไม่เจอ หรือเครื่องปรับอากาศเสีย และหากเป็นการประชุมออนไลน์ ปัญหาสุดคลาสสิกก็คือไมค์เสียไม่ได้ยินเสียง แชร์สกรีนไม่ได้ จนเกิดเป็นคำถามประจำก่อนเริ่มการประชุมว่า “ได้ยินหรือเปล่า?” หรือ “เห็นหน้าจอไหม?” สิ่งเหล่านี้อาจจะเป็นเรื่องเล็กๆน้อยๆที่หลายคนมองข้าม แต่หากเกิดเหตุการณ์เช่นนี้บ่อยๆ เข้า ก็สามารถสร้างความหงุดหงิด หรือความกวนใจให้กับตัวเอง ลูกทีมและเพื่อนร่วมงานได้ง่าย จนอาจจะพัฒนาเป็นความเหนื่อยล้ากับการประชุมในที่สุด
5. สร้างความสนุกสนานในการประชุม วิธีนี้สามารถทำได้ง่ายมากๆ อาจจะเริ่มจากการชวนคุยเล็กๆ น้อยๆ ในประเด็นสนุกๆ หรือประเด็นที่เกี่ยวกับความชอบของลูกทีม โดยที่ไม่ละลาบละล้วงความเป็นส่วนตัวมากเกินไป รวมถึงตอนนี้ ยังคงมีหลายบริษัทที่ใช้นโยบายการทำงานแบบ Work From Home อยู่ ทำให้การประชุมยังอยู่ในรูปแบบออนไลน์ ซึ่งนับ ว่าเป็นข้อได้เปรียบที่จะนำวิธีนี้ไปใช้สุดๆ เพราะจากบทความ ‘Using Emojis to Connect with Your Team’ ของ Harvard Business Review ระบุว่า การใช้ ‘อิโมจิ’ (Emoji) ทำให้หัวหน้าเข้าใจความรู้สึกของลูกทีมได้เป็นอย่างดี และด้วยความน่ารักของตัวอิโมจิจะช่วยให้เกิดความสนุกสนานได้ หากลองนำมาใช้ในการประชุม เช่น เมื่อหัวหน้าถามว่า “วันนี้รู้สึกอย่างไร?” ก็ให้ลูกทีมตอบมาเป็นอิโมจิที่แสดงอารมณ์แทน หรือใช้อิโมจิในการผสมเป็นคำตอบ แทนการพิมพ์ตอบเป็นตัวอักษร
หวังว่า 5 วิธีที่เรานำมาฝากกันในวันนี้ จะช่วยให้ทุกคนสามารถรับมือกับปัญหาของการประชุมที่มากเกินไป จนเหนื่อยล้าและสร้างสมดุลระหว่างการทำงานกับการประชุมได้แต่การนำ 5 วิธีนี้ ไปใช้ต้องตั้งอยู่บนพื้นฐานของความเหมาะสมกับสไตล์การทำงานและความสำคัญของสุขภาพกายกับใจโดยที่ต้องไม่ลืมว่าสิ่งสำคัญที่สุดในการทำงานให้ออกมามีประสิทธิภาพคืออะไรกันแน่? เขียนโดย Witchayaporn Wongsa

ขอบคุณข้อมูลดีๆจาก : https://web.facebook.com/photo/?fbid=793677646126702&set=a.630751835752618