สั่งงานอย่างหนึ่งได้งานไปอีกอย่าง!เปลี่ยนช่องโหว่สื่อสารให้ทีมทำงานตรงกันเป๊ะ

หลายคนคงเคยเจอสถานการณ์นี้แน่นอนนั่งบรีฟงานกันจนจบหัวหน้าถามย้ำว่าเข้าใจตรงกันนะ? ลูกน้องพยักหน้ารับเสียงดังฟังชัดแต่พอถึงกำหนดส่งงานกลับกลายเป็นว่าผลลัพธ์คนละเรื่องเดียวกันไปเลย!ปัญหานี้ไม่ได้เกิดจากใครตั้งใจทำผิดหรือขยันไม่พอแต่เป็นช่องโหว่ทางความคิดและการสื่อสารที่เกิดขึ้นได้ง่ายมากแถมยังพบได้ในเกือบทุกออฟฟิศอีกด้วยครับทำไมถึงเกิดความเข้าใจผิดกันได้ง่ายขนาดนั้น? สาเหตุหลักมาจากหลักการทางจิตวิทยา 2 เรื่องที่เรามักเผลอทำโดยไม่รู้ตัว

• คำสาปของความรู้ (Curse of Knowledge) เวลาที่หัวหน้าหรือผู้มีข้อมูลครบถ้วนสั่งงานสมองมักเผลอทึกทักไปเองว่าเรื่องแค่นี้ทุกคนน่าจะรู้เหมือนกันจึงลืมเล่าบริบทเบื้องหลังภาพรวมเป้าหมายหรือรายละเอียดสำคัญที่เก็บไว้ในหัวออกมา
• ภาพลวงตาแห่งความโปร่งใส (Illusion of Transparency) เรามักคิดว่าสิ่งที่พูดออกไปนั้นชัดเจนแล้วอีกฝ่ายต้องเข้าใจตรงกับเราแน่นอนแต่ความจริงคืออีกฝ่ายไม่ได้มีข้อมูลเหมือนเราย่อมตีความไปตามมุมมองของตัวเอง

ยิ่งบวกกับความเกรงใจไม่กล้าถามย้ำเพราะกลัวดูไม่ฉลาดหรือกลัวกระทบบรรยากาศกลายเป็นว่าเดาใจกันทำงานจนผลลัพธ์ผิดเพี้ยนไปในที่สุดครับวิธีอุดรอยรั่วสื่อสารให้งานออกมาตรงใจที่สุดการสื่อสารที่ดีไม่ใช่แค่พูดจบแล้วจบกันแต่คือต้องแน่ใจว่าอีกฝ่ายเข้าใจตรงกับสิ่งที่ต้องการจริงๆลองปรับวิธีการตามบทบาทดังนี้ครับสำหรับหัวหน้าใช้กฎการทวนคำสั่ง แทนถามเข้าใจไหม

• เปลี่ยนจากการถามเข้าใจไหม? ซึ่งส่วนใหญ่คนจะตอบว่าเข้าใจเพราะเกรงใจเป็นการขอให้ทวนความเข้าใจ เช่น ช่วยสรุปสั้นๆหน่อยว่าเราจะเริ่มทำอะไรก่อนแล้วส่งเมื่อไหร่นะหรือลองเล่าให้ฟังหน่อยว่าเข้าใจเป้าหมายของงานนี้อย่างไรจะช่วยจับจุดผิดพลาดได้ทันที
• อย่าลืมบอกทำไมต้องทำนอกจากบอกว่าต้องทำอะไรด้วยการอธิบายเป้าหมายใหญ่ของงานจะช่วยให้ทีมเห็นภาพเดียวกันและตัดสินใจแก้ปัญหาเฉพาะหน้าได้ถูกต้องกว่า

สำหรับลูกน้องใช้เทคนิคเช็กความตรงกันเสมอ

• ก่อนจะแยกย้ายหรือก่อนเริ่มลงมือทำให้เป็นฝ่ายสรุปสิ่งที่ได้ยินกลับไปสั้นๆ เช่น สรุปว่างานนี้เราต้องเน้นเรื่องความรวดเร็วก่อนแล้วส่งดราฟต์ให้ตรวจก่อนวันศุกร์ถูกต้องไหมครับ? การทำแบบนี้ยังช่วยสร้างภาพลักษณ์ว่าใส่ใจและเป็นมืออาชีพด้วย
• ถ้ามีจุดที่ยังไม่ชัดเจนอย่ากลัวถามย้ำ! ดีกว่าเดาไปทำแล้วต้องแก้งานทั้งก้อนเสียเวลาและงบประมาณนะครับ

ข้อแนะนำเพิ่มเติม ความเข้าใจคลาดเคลื่อนเป็นเรื่องปกติของมนุษย์ไม่ใช่เรื่องน่าอายเพียงแค่เราขยันเช็กความเข้าใจกันบ่อยขึ้นทุกครั้งที่มอบหมายงานหรือรับงานก็จะช่วยลดความผิดพลาดประหยัดเวลาและทำให้ทีมทำงานร่วมกันได้ไหลลื่นยิ่งขึ้นครับใครเคยเจอประสบการณ์สั่งอย่างทำไปอีกอย่างหรือมีวิธีแก้ปัญหาดีๆ แบบไหนมาแชร์กันได้นะครับ!