สื่อสารชัดเจนตั้งแต่ต้นตัดปัญหาทำงานซ้ำซ้อนและเสียเวลา

หลายครั้งปัญหาในทีมงานไม่ได้เกิดจากงานยากเกินความสามารถหรือสมาชิกทีมไม่เต็มใจทำแต่จุดที่ทำให้งานติดขัดจริงๆคือการไม่เข้าใจว่าผู้นำต้องการอะไรอย่างแท้จริงเมื่อเป้าหมายไม่ชัดเจนข้อมูลที่ได้รับไม่ครบถ้วนหรือมีการปรับเปลี่ยนเงื่อนไขระหว่างดำเนินงานโดยไม่แจ้งให้ทราบทั่วกันสมาชิกทีมจำเป็นต้องพยายามเดาสิ่งที่ต้องการแทนที่จะลงมือทำตามเป้าหมายที่ตรงกันผลลัพธ์ที่ตามมาคือแต่ละคนตีความงานไปในทิศทางที่ต่างกันส่งงานออกมาแล้วไม่ตรงตามความคาดหวังต้องหมุนกลับมาแก้ไขซ้ำแล้วซ้ำเล่าสิ้นเปลืองทั้งเวลา พลังงาน และทรัพยากรของทีมโดยไม่จำเป็นทั้งที่ปัญหาเหล่านี้อาจจะไม่เกิดขึ้นเลยหากทุกฝ่ายสื่อสารให้ชัดเจนตั้งแต่ขั้นตอนแรกเริ่ม

การสื่อสารที่ดีไม่ใช่การสั่งงานทุกรายละเอียด การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพไม่ได้หมายถึงการบังคับบอกทุกขั้นตอนว่าให้ทำอย่างไรบ้างแต่เป็นการอธิบายให้ทุกคนในทีมเห็นภาพตรงกันในประเด็นสำคัญเหล่านี้

• งานนี้ทำไปเพื่อวัตถุประสงค์อะไรและมีความสำคัญอย่างไร
• มาตรฐานหรือลักษณะผลลัพธ์ที่ต้องการเป็นอย่างไร
• ขอบเขตความรับผิดชอบของแต่ละคนอยู่ที่ตรงไหน

ทีมที่ทำงานร่วมกันได้ลื่นไหลไม่ใช่ทีมที่มีสมาชิกเดาใจผู้นำเก่งแต่คือทีมที่ผู้นำสร้างความเข้าใจร่วมกันให้เกิดขึ้นตั้งแต่ต้นทางเมื่อทุกคนเห็นเป้าหมายเดียวกันเข้าใจบทบาทหน้าที่ของตนเองและผู้อื่นการทำงานจึงเป็นไปอย่างราบรื่นลดความผิดพลาดและส่งผลให้ได้งานที่มีคุณภาพตามที่วางแผนไว้

ข้อแนะนำเพิ่มเติมสำหรับผู้นำและสมาชิกทีม

• ก่อนเริ่มงานจัดประชุมสั้นๆเพื่อสรุปเป้าหมายขอบเขตและข้อสงสัยต่างๆให้ชัดเจน
• บันทึกข้อตกลงสำคัญลงในเอกสารหรือกลุ่มแชทเพื่อเป็นหลักฐานอ้างอิงร่วมกัน
• หากต้องปรับเปลี่ยนเป้าหมายหรือเงื่อนไขให้แจ้งให้ทุกคนทราบทันทีพร้อมอธิบายเหตุผลที่เปลี่ยนแปลง
• สร้างบรรยากาศให้สมาชิกกล้าถามเมื่อไม่เข้าใจแทนที่จะเก็บไว้แล้วเดาเอาเอง