HR ปวดหัว! จะรับมืออย่างไรเมื่อพนักงานพูดเยอะแต่ไร้สาระ?

ในทุกองค์กร HR เปรียบเสมือนผู้รักษาสมดุล ในที่ทำงาน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของสภาพแวดล้อม วัฒนธรรมองค์กร หรือการจัดการพนักงานที่มีพฤติกรรมส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงาน และหนึ่งในปัญหาที่พบได้บ่อยคือ “พนักงานที่พูดมาก แต่ไร้สาระ” แม้ว่าการสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญในการทำงานเป็นทีม แต่หากพนักงานพูดมากเกินไปโดยไม่มีจุดหมาย ไม่เพียงแต่จะส่งผลต่อสมาธิของเพื่อนร่วมงาน ยังอาจทำให้บรรยากาศการทำงานเต็มไปด้วยความวุ่นวาย HR ควรมีแนวทางที่ชัดเจนในการบริหารจัดการ เพื่อให้พนักงานสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ และไม่รบกวนผู้อื่น

4 วิธีรับมือพนักงานพูดเยอะ แต่ไร้สาระ

1. ตั้งกรอบเวลาพูดคุย – ควบคุมการใช้เสียงในช่วงเวลางาน

พนักงานบางคนอาจไม่รู้ตัวว่าตัวเองพูดมากเกินไปจนไปรบกวนคนอื่น HR ควร กำหนดกรอบเวลาที่เหมาะสมสำหรับการพูดคุย เช่น ช่วงเวลาโฟกัส (Concentration Time) กำหนดช่วงเวลาที่พนักงานต้องใช้สมาธิ เช่น 13.00 – 15.00 น. และขอความร่วมมืองดใช้เสียงในออฟฟิศ ช่วงเวลาแลกเปลี่ยนความคิดเห็น: อาจกำหนดให้มี ช่วงพักสั้นๆ สำหรับการพูดคุยแบบไม่เป็นทางการ เพื่อให้พนักงานได้ระบายและแชร์ความคิดเห็น โดยไม่กระทบเวลางาน

ผลลัพธ์:

• พนักงานมีสมาธิมากขึ้น
• ลดปัญหาการพูดคุยที่ไม่มีสาระในเวลางาน
• พนักงานยังมีเวลาพูดคุยโดยไม่รู้สึกอึดอัด

2. ตั้งเป้าหมายในการพูดคุย – ทุกบทสนทนาต้องมีจุดประสงค์

หลายครั้งพนักงานคุยกันโดยไม่มีโฟกัส ทำให้เสียเวลาและไม่ได้ข้อสรุปที่ชัดเจน HR ควรปลูกฝังแนวคิดเรื่อง “เป้าหมายของการพูดคุย” โดยแนะนำให้พนักงานตั้งคำถามก่อนพูด เช่น “เรื่องนี้จำเป็นต้องพูดตอนนี้ไหม?” ใช้หลักการ Brief – Detail – Conclusion (พูดแบบย่อ – ขยายความ – สรุป) เมื่อมีการประชุมหรือแลกเปลี่ยนความคิดเห็น ควรมี Agenda และข้อสรุปที่ชัดเจน

ผลลัพธ์:

• ลดการพูดที่ไม่เกี่ยวข้องกับงาน
• เพิ่มประสิทธิภาพของการประชุมและการสื่อสาร
• ลดความเบื่อหน่ายของเพื่อนร่วมงานที่ต้องฟังเรื่องไม่สำคัญ

3. ให้ Feedback อย่างตรงไปตรงมา แต่สร้างสรรค์

พนักงานบางคนอาจไม่รู้ว่าการพูดของตนเองส่งผลกระทบต่อผู้อื่น HR ควรมีวิธี ให้ Feedback อย่างตรงไปตรงมาแต่ไม่ทำให้พนักงานรู้สึกแย่ โดยใช้หลักการ “Feed-Forward” (การให้คำแนะนำสำหรับอนาคตแทนการตำหนิ) เช่น:

หลีกเลี่ยงการพูดว่า: “คุณพูดมากไปไหม?”
แทนที่ด้วย: “ผมสังเกตว่าคุณมีไอเดียเยอะมาก ถ้าเราสามารถสรุปให้กระชับขึ้น อาจทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้นนะ”

ผลลัพธ์:

• พนักงานไม่รู้สึกว่าถูกตำหนิ
• สร้างบรรยากาศที่เป็นบวกและเปิดรับฟีดแบ็ก
• ลดพฤติกรรมพูดมากเกินไปโดยไม่จำเป็น

4. ฝึกอบรมทักษะการสื่อสาร – สร้างวัฒนธรรมการพูดอย่างมีคุณค่า

บางครั้งพนักงานพูดมากเพราะไม่รู้ “วิธีสื่อสารให้มีประสิทธิภาพ” HR สามารถแก้ปัญหานี้โดย จัดอบรมการสื่อสารเชิงสร้างสรรค์ เพื่อให้พนักงานเข้าใจว่าวิธีพูดให้น่าสนใจและไม่เยิ่นเย้อ รู้จักฟังและให้พื้นที่แก่ผู้อื่นพูดเข้าใจสไตล์การสื่อสารของเพื่อนร่วมงาน

ตัวอย่างหัวข้ออบรม:

• “พูดน้อยแต่ได้ใจความ”
• “การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในที่ทำงาน”
• “Active Listening: ฟังอย่างไรให้ได้ประโยชน์”

ผลลัพธ์:

• พนักงานรู้จักปรับการพูดให้เหมาะสม
• ลดปัญหาการพูดโดยไม่มีสาระ
• บรรยากาศในทีมดีขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

พูดได้ แต่อย่าให้รบกวนผู้อื่น

การพูดคุยในที่ทำงานเป็นเรื่องปกติ และช่วยให้พนักงานผ่อนคลายจากความเครียดแต่ควรอยู่บนพื้นฐานของ “ความพอดี” หากจำเป็นต้องพูดควรมีเป้าหมายที่ชัดเจน เคารพเวลาทำงานของเพื่อนร่วมงาน สื่อสารอย่างสร้างสรรค์ไม่พูดเรื่อยเปื่อย เมื่อพนักงานสามารถ สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ องค์กรก็จะมีบรรยากาศการทำงานที่ดีขึ้น และส่งผลให้ทุกคนทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น!